Зачем WFM при постоянных графиках

Часто системы управления трудом ассоциируют с ритейлом и колл-центрами.

И это понятно — потребность в труде там плавающая и зависит от потока покупателей: в выходные и вечером продавцов нужно больше, в будни и днем — меньше. Чтобы рассчитать точную потребность в продавцах и сбалансировать сотни индивидуальных графиков, применяют WFM.

То есть сложился стереотип, что WFM — это про гибкие графики. Промышленность же — не торговля: люди работают по стабильным графикам, потребность в труде неизменна и никаких срочных замен. А раз нет головной боли, то и таблетка не нужна. Так ли это? Давайте разбираться.

Даже если потребность постоянна, ее надо уметь закрывать

Промышленные предприятия, в отличие от того же ритейла, нуждаются в квалифицированном труде. Когда много профессий, специальностей и для разных операций нужна разная квалификация, от того, насколько верно посчитана потребность, зависит выполнение планов и качество конечной продукции. Ракета может и не взлететь…

Цена ошибки — несколько десятков миллионов долларов

К тому же найти замену высококвалифицированным кадрам все сложнее. Чем раньше и точнее предприятие оцифрует потребность в специалистах, тем лучше сможет подготовиться — спланировать набор или обучение.

Некоторые виды WFM, например, Industrial WFM, обмениваются информацией с производственной системой и планируют потребность в труде в связке с производственными задачами. На год — укрупненно, а чем ближе к дате X, тем детальнее.
И в каждый момент времени понятно, сколько и каких специалистов надо: всего в год, через месяц, завтра.

Вернемся к потребности. Так ли вообще она стабильна, как кажется? На многих предприятиях нагрузка в течение года распределена неравномерно. Где-то ярко выраженная сезонность: мясная, плодоовощная отрасли, добыча, лесозаготовка или строительство. Где-то нестабильная ситуация с заказами. А в тяжелом машиностроении или судостроении выпуск продукции неравномерный из-за ее уникальности и штучности. Расхождение потребности с фактической рабочей силой приводит либо к дорогостоящим сверхурочным работам, либо к скрытым простоям. Люди выйдут на работу, но будет ли у них работа?

Точное планирование рабочего времени могло бы сгладить подобные негативные последствия. Об этом — в следующей части.

Есть мнение, что если графики стабильные, то с ними все просто, один раз составил и ничего менять не надо. Да, графики работы как способ шаблонирования рабочего времени, постоянны. Но они не отвечают на вопрос: какие люди, в каком количестве и когда выходят на работу. Типовых графиков обычно немного. Но если на них наложить режимы сменности, графики отпусков или график прохода через проходную с 15-ти минутным интервалом, получим сотни индивидуальных расписаний. Прям как в торговле, хотя вроде и не магазин 🙂

И вот линейный руководитель должен расставить людей по сменам и, возможно, по рабочим пространствам (рабочим центрам на заводе, маршрутам — на транспорте, территориальным локациям — в добывающей компании).

Составить эффективное расписание для нескольких сотен человек при ручном планировании невозможно. Голословное утверждение? Попробуйте спланировать график присутствия всего 5-ти мастеров – описание задачи в сноске.

Задача: необходимо обеспечить присутствие 1 мастера в смену в круглосуточном режиме в течение всего года.

Предприятие работает по двум графикам: 2 через 2 или 2 через 3. У каждого сотрудника ежегодный отпуск 52 к.д. Всем должен быть запланирован отпуск в полном объеме.

За год 2 человека заболеют на 5 дней. При этом переработка по году не должна превысить 120 часов.

А теперь усложним задачу. Вспомним, что надо учесть не только часы сверхурочных, но и нормы ТК, требования охраны труда, работу в бригадах и связанные специальности, сокращенные дни у некоторых сотрудников, те же отпуска и медосмотры и много всего остального.

А потом попробуем выбрать из нескольких вариантов расписания лучший. Ведь можно платить сверхурочные, а можно использовать подменный персонал — стоимость сценариев отличается. Сложно представить, что начальник цеха в обычной жизни сначала педантично ищет все варианты, а потом выбирает оптимальный. Не так ли?

Для справки – оплата сверхурочных – это 200 процентов от обычной оплаты труда, плюс налоги.

Если превышен объем сверхурочных (а это всего 120 часов в год при суммированном учете), то еще дополнительно штраф. Причем, если человек не дорабатывает до нормы по балансу рабочего времени, то предприятие тоже должно ему заплатить 2/3 от зарплаты, хотя человек и не работал.

Когда предприятие “богатое” и не испытывает кадрового дефицита, планирование зачастую идет с большим запасом и люди, бывает, простаивают. Стоимость решения и риски из-за нарушения законодательства в расчет не принимаются.

И речь не про то, что специалисты плохо планируют. Просто “вычислительная мощность" людей ограничена, а вариантов построения графиков выходов и отпусков — великое множество.

Так почему на вашем предприятии графики именно такие? Стоимость труда для выполнения производственной программы точно оптимальна? А можно ли работать по-другому?

По-другому можно. WFM соотнесет графики выходов с потребностями производства, предложит разные варианты графиков и посчитает их стоимость. По заданным правилам программа определит, когда и куда вывести людей и как сделать это оптимальным образом. За считанные минуты алгоритмы обработают огромный массив данных о сотрудниках: от производительности до пожеланий по времени работы. Учтут минимальные нормативы обслуживания рабочих центров и приоритеты вывода сотрудников в бригадах. А если образовался дисбаланс по основной профессии, выведут по смежной профессии или разряду.

Задача: необходимо обеспечить присутствие 1 мастера в смену в круглосуточном режиме в течение всего года.

Предприятие работает по двум графикам: 2 через 2 или 2 через 3. У каждого сотрудника ежегодный отпуск 52 к.д. Всем должен быть запланирован отпуск в полном объеме.

За год 2 человека заболеют на 5 дней. При этом переработка по году не должна превысить 120 часов.

Для справки – оплата сверхурочных – это 200 процентов от обычной оплаты труда, плюс налоги.

Если превышен объем сверхурочных (а это всего 120 часов в год при суммированном учете), то еще дополнительно штраф. Причем, если человек не дорабатывает до нормы по балансу рабочего времени, то предприятие тоже должно ему заплатить 2/3 от зарплаты, хотя человек и не работал.

Производственные планы постоянно меняются, да и люди — не роботы: то ковид, то прогулял. Заболел сотрудник или прилетел срочный заказ — надо корректировать графики. Сломался станок — перераспределять людей.

Графики у людей меняются в связи с производственной необходимостью или по желанию самих работников. И мало того, что надо упомнить, что на что поменялось, но еще и про документы надо не забыть, например, получить (вовремя!) согласие работника.

Оперативное управление — тяжелый труд, если нет специального инструмента.
Невероятно сложно быть в курсе всего и легко упустить из виду нюансы.

В момент принятия решения надо владеть информацией о квалификации и производительности сотрудника, переработках, действующих допусках, пройденных инструктажах, быть в курсе плановых отвлечений, и даже знать о состоянии здоровья - потому что могут быть ограничения при распределении на некоторые виды работ

Как думаете, начальник цеха видит информацию о сотрудниках в моменте: баланс сверхурочных, пройденные инструктажи, действующие допуска? В условиях дефицита времени и “ограниченной видимости” он принимает наиболее очевидные для него решения. А отвечать за результаты, будь то недопустимые переработки или отсутствие медосмотра, потом будут руководители.

И на вопрос "Почему вывели на работу усталого водителя, у которого столько переработок?", когда из-за утомленности произошло ДТП, отвечать будет не диспетчер, а директор.

WFM, как панель приборов в автомобиле, проинформирует о текущем состоянии, покажет, какие ресурсы необходимо восполнить для бесперебойной работы. Наглядные интерфейсы в режиме реального времени отражают отклонения, а значит — на них можно своевременно реагировать (см. рис. 1 и 2).

В момент принятия решения надо владеть информацией о квалификации и производительности сотрудника, переработках, действующих допусках, пройденных инструктажах, быть в курсе плановых отвлечений, и даже знать о состоянии здоровья - потому что могут быть ограничения при распределении на некоторые виды работ

Рис. 1. Учет потребности в персонале при планировании отпусков.

Рис. 2. Превышение баланса рабочего времени при расчете потребности в персонале.

WFM не только предупреждает о проблеме, но и предлагает компенсирующие мероприятия. Срочный заказ, и надо организовать работу в 2 или 3 смены? Программа поможет быстро подобрать людей и составить график выходов.

Для каждого случая уже преднастроен сценарий. Нужно только выбрать подходящий. Система запустит процессы, предупредит о нарушениях, уведомит сотрудников, сформирует пакет документов (см. рис. 3 и 4).

Рис. 3. Примеры сценариев

Рис. 4. Примеры сценариев

Допустим, не вышел на работу монтажник-высотник (из той самой песни :)). Программа предложит список кандидатов на замену, подходящих по здоровью, балансу рабочего времени и компетенциям — начальник смены не тратит время на обзвон тех, у кого есть ограничения. Он и время сэкономит, и ошибку не совершит.

О'кей, потребность и графики. Что еще?

Внутри дня тоже все меняется. После того, как потребность была определена и расписания составлены, начинается жизнь. Люди уже вышли по графику, и теперь их потенциал можно использовать по-разному.

Чтобы понимать, где люди больше нужны, используйте модуль внутридневного управления.Специальный интерфейс в режиме реального времени отразит текущую и прогнозную потребность в специалистах на участках производства (или даже конечных рабочих центрах), покажет расстановку людей. При помощи WFM вы сможете диспетчеризировать сотрудников вплоть до конечных рабочих станций или мест — с учетом текущей динамики и очереди заданий (заявок, заказов).

Рисками, оказывается, можно управлять. Все понимают необходимость контроля и управления различными рисками. Ведь тут в экстремальных случаях не исключена и уголовная ответственность — “человек вышел сверхурочно, документов нет, произошел несчастный случай, т-т-т, конечно же, – это же 5 лет”. Вытекающий вопрос в такой ситуации на поверхности — “Какие основания по документам для работы в выходной день/сверхурочно?”

Алгоритмы продвинутых WFM выполняют автоматическую проверку действий на соответствие закону и правилам работы еще до того, как сценарий будет воплощен в жизнь. Например, программа не даст вывести работника без допуска к оборудованию. А при создании приказа на сверхурочные проверит, не работал ли сотрудник сверх меры в предшествующий день. Результат — нормативы соблюдены, сотрудники прошли обучение и имеют допуски к работе с оборудованием, все документы оформлены.

То есть для команды менеджеров WFM-система — не только средство повышения экономической эффективности, но и инструмент контроля за решениями линейных руководителей.
WFM обеспечивает документальное сопровождение каждого шага: от закрепления за графиком до прохождения медосмотра или инструктажа. При перемещении сотрудника, к примеру, проверит, соответствует ли новый режим работы условиям трудового договора. Если нет, предложит оформить дополнительное соглашение.
При большой численности персонала документооборот нередко сбоит — из-за объемов документы формируются задним числом или не формируются вовсе. А это дополнительные риски при проверках или трудовых спорах с сотрудниками. Если нет хотя бы одного из документов, компания может получить штраф 30-50 тысяч рублей, а за отсутствие трудового договора вообще до 100 тысяч рублей. С WFM такие ситуации исключены.

Удивительные побочные преимущества

Ничто так не сеет семена недовольства в коллективе, как фаворитизм начальства или кумовство. Покровительственное расположение порождает послабления или незаслуженные привилегии. Кому-то достается "дорогие" операции и работа в удобное время, а кто-то работает за себя и за того парня, устает больше, а зарплата у него меньше.

При чем здесь WFM, спросите вы? А вот смотрите. Бесстрастное программное обеспечение дает объективное представление о рейтинге и производительности сотрудников. Без эмоций равномерно распределяет рабочую нагрузку и удобные смены среди всех. Сотрудники видят справедливое отношение и получают возможность хорошо зарабатывать. Конечно, их мотивация и лояльность к работодателю растут, ведь графики мечты — это сильный аргумент.

Вы не потеряете специалистов — люди хотят работать там, где их ценят.
Кроме того, программа никогда не порекомендует к работе человека без нужной компетенции, но "своего". Это опять к вопросу о качестве.

Так зачем использовать WFM для управления персоналом?

Как видите, WFM — это не только графики. WFM давно переросла свою первоначальную функциональность. Сейчас это инструмент осознанного управления трудовыми ресурсами. Вместо медленного, трудоемкого и негибкого планирования предприятие получает графики, в любой момент точно соответствующие потребности. Вместо решений, принимаемых “на глазок” — достоверную информацию в реальном времени. Вместо черного ящика в организации труда — управляемую прозрачную систему, которая позволяет выбрать лучшие варианты и мотивирует сотрудников.

А значит — экономит время, деньги, ресурсы. И это вовсе не про то, что WFM заменит своими компетенциями человека. Нет — с ней всего лишь быстрее, удобнее, по-новому.

Другие публикации

Узнайте, чем PlanForce полезен вашей компании

Наши специалисты готовы провести демонстрацию программы, рассчитать стоимость внедрения и сроки окупаемости, проконсультировать о лучших практиках управления трудовыми ресурсами

+7 495 602 06 06